テレワークでのコミュニケーションの課題と解決策

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テレワークでのコミュニケーションの課題と解決策

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テレワークでのコミュニケーションの課題と解決策

働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大などの影響により、テレワークは業種を問わず急速に普及しました。テレワークには、時間を効率的に使えることや多様な働き方を実現できることなどのメリットがある一方で、テレワーク中のコミュニケーションの取り方に課題を抱える企業は少なくないようです。
本コラムでは、テレワーク導入で生じるコミュニケーション不足による課題や弊害を解説するとともに、どのように解決すれば良いかを考えていきます。

1.テレワークとは

テレワークとは、インターネットなどのICTを活用することで時間や場所を有効活用できる働き方のことです。
テレワークを導入することで、従業員は勤務地に行かなくても、自宅やサテライトオフィスなどで仕事ができる環境が整います。これによって、育児や介護など家庭の事情で働けない方でも働けるようになり離職を防ぐ効果や、勤務地から遠く離れたところに住む優秀な人材を獲得することも期待できます。
このようにテレワークは、働く人のワークライフバランスを実現するとともに、事業者側にもさまざまな恩恵を与えてくれます。


2.テレワークでのコミュニケーションに関する課題

テレワークにはメリットがある一方で、個々が離れて働くためコミュニケーションが取りづらいというデメリットもあります。また、テレワークを導入する際には従業員に一定のリテラシーを求めることも大切です。
テレワークの導入で、具体的にどのような課題が生じるのかを見ていきましょう。

1. 非効率な作業が増えやすい

従来のように従業員がオフィスに集まって働く場合、わからないことは近くの人に聞いたり、困ったことがあれば上司に相談したりと、疑問や課題を気軽に相談して解決できる環境がありました。
個々に働くテレワークの場合は、ビジネスチャットや電話などで相談することになりますが、連絡するタイミングが読めないなど、対面で話すよりも解決する時間がかかる傾向があります。
また、コミュニケーション不足により自分で勝手に判断して業務を進めた結果、大きなミスにつながるなど、非効率な業務が増えることも懸念点のひとつです。

2. 業務の進捗状況やモチベーションの管理が難しい

上司と部下が離れて仕事をしているため、個々の進捗状況や業務への課題などを把握しづらいことも、マネジメントクラスの方の課題になっています。結果だけを求める企業ならともかく、業務の過程も含めて部下を評価する企業の場合は、その評価に苦慮されている方も少なくないようです。
これは、部下のほうも同じ課題を抱えやすいといえます。自分が適切に評価されているのかという不安を感じたり、コミュニケーション不足による孤独感や疎外感を抱いたりと、仕事に対するモチベーションの管理が難しくなる方も少なくありません。
こうした部下の悩みに上司が気付きにくく、離職の一因になりやすいこともテレワークの問題になっています。

3. セキュリティに対するリテラシーが低い

テレワークを始めるには、会社の情報資産を安全に持ち出せるようセキュリティ対策を講じる必要があります。しかし、事業者側がいくら高機能なツールを導入しても、使い手の従業員のリテラシーが低ければ、情報漏えいなどのリスクは避けられません。
たとえば、公共施設や飲食店などで仕事をする場合、通信が暗号化されていないフリーWi-Fiでインターネットに接続すると、情報漏えいや改ざんなどのリスクが高まります。
こうしたセキュリティに関する従業員への教育も、業務上のコミュニケーション内で実施していく必要があるでしょう。


3.テレワークでのコミュニケーションの課題を解決する方法

テレワークの導入によって生じるコミュニケーションの課題を解決するには、どうすればよいのでしょうか。ここでは、「ツール」と「ルール」という二つの側面から考えてみます。

1. 使いやすいツールを導入する

テレワークだからこそ、頻繁にコミュニケーションの取れるしくみが必要になります。それを実現する方法が、「ビジネスチャット」などの新しいコミュニケーションツールの導入です。
メールや電話といった方法でもコミュニケーションは取れますが、メールだと定型的なやり取りにストレスに感じる方もいらっしゃいます。ちょっとした要件でも気軽にコンタクトできるビジネスチャットのほうが、コミュニケーションを取りやすいといえるでしょう。
また、進捗管理のしやすい「グループウェア」も導入したいツールのひとつ。チームで取り組む作業の多い現場なら、グループウェアを活用することにより進捗の把握やタスク漏れの予防もしやすくなります。
相手の表情を読み取りやすくするために、「Web会議システム」もあわせて導入したいツールです。チャットのように文字だけでなく、互いの表情を見ながらコミュニケーションの取れるWeb会議システムだと、意思疎通がしやすく部下の不安を払拭するにも効果的です。

2. 運用ルールを設定する

ツールの導入と合わせて、ツールの運用方法を含めたルールを設定することも大切です。ツールを導入しても、ユーザーが適切に活用しなければ宝の持ち腐れになります。人によっては、チャットだと聞きづらいと感じる方もいらっしゃるでしょう。そうした方でも、気軽にコミュニケーションを取れるようなルールをつくり、運用していくことが大事です。
たとえば、グループウェアとWeb会議システムを用いて「朝礼で組織全員のスケジュールや進捗報告をする」とルーチン化するのもよいですし、チャットのスレッドを作成する場合でも「案件ごとにスレッドを作成する」「雑談はグループごとのスレッドなら可」など、コミュニケーションが活性化し、かつ進捗の追いやすい方法を検討しましょう。
チャットだけのやり取りだと非効率な場合は、「やり取りが5回以上発生したらWeb会議で話し合う」「急用は電話でやり取りする」といったルールを設けるのも一手です。


4.テレワークでのコミュニケーションを図る際のポイント

テレワークで大切なのは、見えづらくなった従業員の仕事を「見える化」することです。具体的には、「業務状況の可視化」と「情報の共有」がポイントになります。

1. 業務状況の可視化

業務状況の可視化とは、タスクや進捗状況を把握しやすくするのはもちろん、一つひとつの業務もできるだけ明確に伝えることが大切です。上司が部下に指示を出す際にも、その業務の目的やゴールを共有し、そのうえで部下に求める成果物を詳しく伝えます。チャットだと面倒だからといって上司が明確に伝えないと、部下は誤った方向に仕事を進めてしまうおそれがありますから、何をしてほしいかを明確にすることがポイントのひとつです。

2. 情報の共有

情報の共有とは、業務内容やスケジュールだけでなく、従業員の抱える課題なども把握しておきたいところです。仕事の課題であれば、ビジネスチャットでのやり取りで解決できるかもしれませんが、プライベートな内容を含む課題だと打ち明ける機会がないかもしれません。
この場合、業務外のコミュニケーションができる場を設けることも解決策の一手です。グループで雑談ができるチャットのスレッドを作成したり、ランチタイムはWeb会議システムを使って相談したりと、テレワーク中の従業員が気軽に発信できる機会を与えることで、課題解決やモチベーションの向上につなげていきましょう。


5.まとめ

テレワークだと直接対話をする機会が減るため、どうしてもコミュニケーション不足が生じやすくなります。コミュニケーション不足は、業務を非効率にするばかりかミスの原因にもつながりますし、従業員のモチベーションの低下を招き離職につながることもあります。テレワークだからこそ、気軽にコミュニケーションが図れる環境作りが大切になってくるのです。
その解決策として業務状況の可視化や適切なツールを導入するほか、運用方法もしっかりルールに定めることもポイントになります。オフィスで働いているときと近い環境を可能な限り作り出し、一人ひとりのパフォーマンスを最大化できる働き方を実現していきましょう。

 

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