業務効率化を着実に進めるツールの選び方とおすすめツールを紹介

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業務効率化を着実に進めるツールの選び方とおすすめツールを紹介

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業務効率化を着実に進めるツールの選び方とおすすめツールを紹介

少子高齢化にともない労働人口の減少が見込まれるなか、事業者にとって「業務効率化」は重要な課題のひとつといえます。その解決策として注目を集めているのが、「業務効率化ツール」の活用です。
新たな人材確保が難しくなっても、業務効率化ツールを導入することで一人あたりの生産性を高めて、利益を確保できる体制づくりへの寄与が期待されます。本コラムでは、自社に適したツールの選び方やおすすめツールの紹介を中心に、業務効率化を着実に進める方法についてお伝えします。

1.業務効率化にツールが必要な理由

業務効率化を進めるには、従業員一人ひとりがタスクやスケジュールをしっかり管理することが重要になってきます。今日やるべきタスクに優先順位を決め、TO DOリストを作成して重要なものから進めていくことで、業務を効率的に進められるのです。
とはいえ、現代ビジネスにおいて、これだけで限られたマンパワーを最大限に活用することは難しいでしょう。人によっては作業漏れが生じることもあるでしょうし、すべてのタスクをこなせない可能性もあります。
そこで、一部の業務はITを活用した業務効率化ツールに置き換え、従業員にはより重要度の高い業務に集中して取り組んでもらうという考え方が、業種を問わず現代ビジネスの主流になってきました。
業務効率化ツールは、人が行っていた作業をこなすツールのほかにも、コミュニケーションを促進させたりファイルや顧客情報などを共有したりするツールもあり、従業員一人ひとりのパフォーマンスを高めるうえでも有効です。これらのツールを導入することで、業務効率化に関する事業者のさまざまな課題を解決するとともに、生産性の向上にもおおいに寄与することでしょう。


2.業務効率化ツールを選ぶポイント

業務効率化ツールを単に導入しただけでは、自社の目的は果たせません。大切なのは、自社に適したツールを選んで導入することです。とはいえ、多くの種類や商品のなかから、どれが自社に適しているのか選定に迷われている方も少なくないでしょう。
ここで、業務効率化ツールを選ぶときのポイントをお伝えします。

1. 効率化したい業務内容を明確にする

ツールを選ぶ前に、まず自社で効率化したい業務を選び、その内容を明確にするところから始めましょう。
業務を選定するにあたり、各業務のフローを細かいタスクまで洗い出し、そのなかで従業員が無駄に感じている業務や困っていることなどをヒアリングしていきます。現場の声を分析することで、どんな機能が必要なのかが自ずと見えてくるので、それに適したツールを絞り込みましょう。

2. ユーザビリティをチェックする

どんなに高機能なツールでも、それを利用する人が使いこなせなければ無駄な投資になってしまいます。自社の従業員なら誰でも使いこなせそうなツールを選ぶことも、ポイントのひとつです。
利用シーンも、パソコン、スマートフォン、タブレットなど、どのデバイスでよく活用するかを検討し、そのデバイスで使いやすいものを選ぶことも大切です。

3. 拡張性やシステム連携をチェック

全社で利用する予定であっても、最初は一部の部署だけで導入するスモールスタートがおすすめです。実際に使ってみると使い勝手が悪かったり、サポート体制が不十分であったりと、何かと不便に感じることがあっても最小の投資コストで抑えられます。
また、全社で展開することを見越して、拡張性や自社で利用している他のシステムとの連携なども確認しておきましょう。
なお、無料トライアルを実施しているツールだと、実際に導入した際の効果を検証できます。いくつかのツールを試したうえで、使いやすいものを選ぶのもポイントです。


3.業務効率化に役立つおすすめツール

業務効率化ツールは、コミュニケーションツール、RPA、タスク・プロジェクト管理など、目的ごとに展開しているベンダーが多くみられます。ここで、それぞれの目的を達成できるおすすめツールを紹介しますので、自社に適したツール選びの参考までに、ぜひご一読ください。

1. コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、メールだけでは伝えられない情報共有や意思伝達を短時間でスムーズに実行できるツールのことです。代表的なものに、ビジネスチャットやWeb会議システムなどがあります。

・Chatwork(チャットワーク)
メール、電話、会議・訪問など業務上で必要なコミュニケーションを効率的に行えるビジネスチャットです。SNSのようなやり取りができるほか、タスク管理、ファイルアップロード、ビデオ通話なども簡単にできます。

・Zoom(ズーム)
Web会議を容易に、便利に活用できるツールです。スマートフォンからも参加できるので、いつでもどこでも会議が可能。無駄な移動時間も削減できます。音質や画質がよく、セキュリティ面が堅牢な点も人気の理由です。

2. RPA

データの収集や集計などの作業を自動化できる、業務効率化ツールです。膨大なデータを管理するバックオフィス業務などで活用され、担当者の作業負担の軽減に貢献します。

・WinActor(ウィンアクター)
もともと、NTTグループ内で使われていたRPAを市販化したツールで、さまざまな業務に対応しています。日本企業やビジネス慣習にあわせて作られているため、ITを使い慣れない方でも直感的に活用できる点も特徴です。

・Blue Prism(ブループリズム)
イギリス生まれのRPAで、ルーチンワークから重要な業務までプロセス全体の自動化を促進するツールです。セキュリティの高さも高評価です。

3. タスク・プロジェクト管理

複数人でプロジェクトを進める業務などに使われ、個人やチームのタスク・スケジュールを管理共有できるツール。プロジェクトの進捗状況を把握したり、スケジュールの抜けや漏れを確認したりする際に便利です。

・Backlog(バックログ)
開発プロジェクトはもちろん、マーケティングや人事総務など幅広い職種で活用できる管理ツールです。ユーザーの進捗状況を一目で把握でき、進捗状況を確認できたりスムーズなコミュニケーションをしたりするのも容易です。

・Trello(トレロ)
少人数のタスク管理に特化したプロジェクト管理ツール。「ボード」と呼ばれる場所にタスクを書き込んでスケジュールを管理できます。コメント、添付ファイル、期限なども簡単に追加でき、コミュニケーションツールとしても有効です。

4. ファイル共有

メールに添付できないファイルなどを共有するときに活用するツール。「ストレージサービス」とも呼ばれます。多くのファイルをスムーズに展開する際にも使われる、便利なツールです。

・Dropbox(ドロップボックス)
インターネット上のフォルダにファイルを格納するだけで、共有や保管が簡単にできるストレージサービスです。共有するときは、フォルダごとに発行されるリンクを伝えるだけで他のメンバーも閲覧できるようになります。

・wikipy(ウィキピー)
各種マニュアルを、インターネット上で容易に作成・管理することに特化したツールです。作成したマニュアルを、自社サイトなどで公開することもできます。

5. CRM

CRM(Customer Relationship Management)とは、顧客情報を一元管理できるツールのことです。取引先との履歴や関係性などの情報をスピーディーに閲覧でき、最適かつ効率的なアプローチが図れるようになります。

・Salesforce(セールスフォース)
クラウド型ではシェアNo.1を誇るCRM。使いやすさはもちろん、営業活動を支援してくれる機能も充実しています。基幹システムやMA(マーケティング・オートメーション)ツールなどとの連携も可能です。

・HubSpot(ハブスポット)
WebサイトやSNSなどから集客する「インバウンドマーケティング」を得意とするマーケティング支援ツールです。見込客の獲得から顧客との関係構築まで、マーケティングに必要なあらゆる業務をサポートしてくれます。


4.まとめ

業務効率化ツールは、「長時間労働の是正」や「多様で柔軟な働き方の実現」といった「働き方改革」を推進するうえでも有効です。ただし、業務効率化の必要な場面は事業者ごとに異なりますから、自社の現状を把握して適したツールを選ぶことが重要です。
ここで紹介したツール以外にも多くの商品がありますから、そのなかで自社が進める業務効率化をサポートしてくれそうなものを選定し、理想の業務フローに近づけていきましょう。

 

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